Maak vergaderen weer leuk. En zinvol.

En daar was ie weer.... communicatie. Een nieuwe opdracht, een nieuw team en daarbij behorende nieuwe knelpunten. Alhoewel, dit knelpunt was voor mij niet zo nieuw meer. Ik kom het vrijwel altijd tegen als ik een teamscan uitvoer. Tijdens de interviews hoor ik dan "ik snap wel dat we anders moeten gaan werken maar het gaat om de manier waarop het wordt gebracht." of deze "we worden nergens in mee genomen" Lees: communicatie. Toch zie ik directies en managers hun stinkende best doen om alle mogelijke informatie te verstrekken aan hun medewerkers. Hoe kan dit?

De nieuwsbrief van de directie

Men schrijve het laatste nieuws in een mooi format, afdeling communicatie doet een laatste check, enn... van de 1500 medewerkers wordt de nieuwsbrief door slechts 30 personen gelezen. Er wordt door zorgorganisaties geïnvesteerd in een mooie website/intranet/een medewerkersportaal of iets dergelijks. Allemaal bedoeld om medewerkers te bereiken, te informeren en te motiveren.

Het punt is echter dat de meeste zorgprofessionals niet zo geïnteresseerd zijn in de website. Ze stropen 's-ochtends - al heel vroeg - de mouwen op en gaan aan de slag. Ik heb nog maar weinig zorgprofessionals gezien die blij werden van een nieuwe website of überhaupt iets wat met computertechnologie te maken heeft. Ook heb ik er heel weinig gehoord die elke dag even kijken of de baas nog iets nieuws te melden heeft. Sorry mensen!  

Computertechnologie, het wordt pas interessant als zorgverleners technologie broodnodig hebben in hun dagelijkse zorgverlening. Denk aan roosters, medicatietools, urenregistratie, etc. Alle verdere communicatie via een apparaat kun je eigenlijk als niet verzonden beschouwen. Zelfs na herhaaldelijke informatievoorziening over hetzelfde onderwerp zullen je medewerkers claimen dat ze "hierover niet zijn geïnformeerd." Je vraagt je af wat er aan de hand is.

Quiet quiting

Na de hectiek van de coronapandemie, het tekort aan collega's, en aanhoudende bezuinigingen in de zorg, is de rek er bij veel zorgmedewerkers wel uit. Dit is overigens niet alleen in de zorg maar het is ogenschijnlijk een nieuwe trend op de arbeidsmarkt: quiet quitting. Bij quiet quitting blijven medewerkers hun belangrijkste taken vervullen, maar zijn ze minder bereid om ook taken te verrichten buiten werktijd of bijvoorbeeld mee te doen met een cursus of een werkborrel. Zelfs bij teamoverleggen is de opkomst dramatisch laag.

Wat is het nadeel als medewerkers niet meer doen dan nodig is? Wanneer er sprake is van een lage medewerkersbetrokkenheid dan zie je dat medewerkers vaker ziek zijn, minder productief zijn en meer fouten maken. Daarbovenop is de kans aanwezig dat ze vroegtijdig vertrekken. 

Zinloze vergaderingen

De overleggen van managers en hun teams worden vaak gezien als zinloos. Bij gebrek aan interesse en input verzanden veel managers in een soort spreekbeurt met powerpoint over cijfers en andere ontwikkelingen van de organisatie. Overigens is niet zelden het gebrek aan betrokkenheid, de negatieve en klagerige sfeer een reden voor managers om te vertrekken. En deze wisseling van leidinggevende is vervolgens weer een reden voor teams om te klagen. Zet een groep zorgprofessionals bij elkaar en er wordt voornamelijk geklaagd. Waarover? Nou, waarover niet? Teamoverleggen verliezen hun waarde en worden steeds vaker geannuleerd. Medewerkers die hun werk leuk vinden, blijven weg van vergaderingen vanwege de negatieve sfeer maar ze erkennen ook dat meeklagen moeilijk te weerstaan is.

Luister en investeer in je medewerkers

Er is geen one-way-fix-all oplossing voor het communicatieprobleem maar het is wél belangrijk dat je helder hebt wat je medewerkers écht nodig hebben. Daarom moeten managers de vinger aan de pols houden om te achterhalen hoe hun mensen zich voelen. Hierbij moeten ze wel alle tijd en middelen krijgen om dit te doen. Ter ondersteuning kan de HR-afdeling kwalitatieve en kwantitatieve gegevens verzamelen over wat medewerkers nodig hebben, om zich betrokken te voelen bij de organisatie en hun werkzaamheden. Gesprekken in kleine groepjes kunnen handige inzichten bieden in de medewerkerservaring. Zorg voor een omgeving waarin mensen de ruimte krijgen én zich veilig voelen om hun mening te geven. Door het gesprek aan te knopen kun je gericht investeren in medewerkers en inspelen op hun behoeften. Wij maken vaak gebruik van de Deep Democracy methode en die werkt als een tierelier.

Motiveer en moedig medewerkers aan

Wat voor de een geldt, gaat niet op voor de ander. Ga de uitdaging aan sámen met je medewerkers. Kijk bijvoorbeeld naar verschillende manieren om onderlinge communicatie binnen teams te verbeteren of hoe je samenwerkingen kunt stimuleren tussen verschillende afdelingen. Kijk na een maand wat het resultaat is en stuur bij. Beloof dit niet alleen maar doe het ook! Moedig je medewerkers aan om verantwoordelijkheid te pakken over hun taken én stimuleer hun persoonlijke ontwikkeling.

Pak die vergaderingen eens anders aan. Wij houden regelmatig ronde cirkelgesprekken. Niemand weet van tevoren hoe het werkt maar de nieuwsgierigheid is groot en de opkomst vaak idem dito. Zorg voor een fijne plek, eten en drinken en verras je team eens met een grappige quiz over een belangrijk onderwerp. Werkt beter dan een pol op intranet :))

Hulp nodig?

Denk je nu wat een geweldig idee maar hoe pak ik het aan? Of als je geen idee hebt waar je de tijd vandaag moet halen, laat ons dan eens met je meekijken. We geven je tips in een vrijblijvend consult of je nodigt ons uit om eens door te praten over de mogelijkheden voor jou team(s).